1. A cégkapu megbízott (ügyvezető) a "" oldalra a saját ügyfélkapus azonosítóival belép. 2. Azonosítás után az ÉRTESÍTÉSI TÁRHELYRE érkezik, itt a bal oldalon, a logó (Ügyinézés szabadon) alatt találhatók adószámmal jelölve azok a cégek, vállalkozások, amelyekben cégkapu kapcsolattatóként érintett. Az adószámra kattintva láthatjuk az érkezett küldeményeket – a napi postát – de most nem ez a témánk. 3. A képernyő jobb felső részben a "Beállítások" menüpontra kell lépni – és a program átlép a "Tárhely adminisztráció"-ra. A képernyő közepe táján a Cégkapu adminisztráció alatt látható a vezetett cég/cégek elnevezése. A "Hosszú név" alatti cégnévre kell rákattintani, és megjelenik a "Cégkapu részletek" elnevezésű menüpont. 4. Az "Ügykezelők" elnevezés alatt megjelent a cég ügyvezetőjének (kapcsolattartó) neve. Új ügykezelő – például a könyvelő – felvitele az "Új hozzáadása" menüvel történik. Szükséges adatok: (születési név, viselt név, anyja neve, születési hely, születési idő). A felületen megjelenő két kérdés melletti mezőt üresen kell hagyni (új üzenetküldés tiltása, cégképviseletre jogosult) Ezzel már készen is van az ügykezelő felvitele.
7. Szóval először címkét kell létrehozni, tehát az "Automatikus címkézési szabályok" menüpont alatt válasszuk az "Új hozzáadása" menüt. Első lépésként a címkézési szabály nevét adjuk meg, mondjuk legyen "Adó", a következő mezőben a szabályt írhatjuk le, például beleírhatjuk, hogy az összes NAV-os adót tartalmazó ügyletek tartoznak ide. A következő mező a szabály felállítása lesz, ebben az esetben a feladó egyenlő NAV (ez utóbbit be kell írni, és nehezen veszi be a mező), vagyis azt a szabályt állítottuk fel, hogy az "adó" címke alá mindazon üzenetek tartoznak, amelyek feladója nevében szerepel a NAV kifejezés. Ha ez készen van, akkor az "Új címke létrehozása" mezőre kell kattintani és megadni a címke nevét (ez fog megjelenni a tárhelyen, mint csoportképző), és megadható az is, hogy korlátozott hozzáférésű legyen – így majd csak az fogja látni, akit ehhez a címkéhez rendelünk + az ügyvezető, aki mindent lát. ) Ha ez készen van, akkor az "Automatikus címkézési szabály mentésére" kell kattintani.